Jakie dokumenty musi mieć gabinet kosmetyczny? Kompletna lista 2026

Dlaczego dokumentacja to Twoja polisa ubezpieczeniowa?

Prowadzenie gabinetu kosmetycznego to nie tylko zabiegi i obsługa klientek. To również odpowiedzialność prawna, sanitarna i administracyjna. Dokumentacja jest Twoją pierwszą linią obrony — zarówno przed inspekcją Sanepidu, jak i przed roszczeniami niezadowolonych klientek.

Wyobraź sobie sytuację: klientka po zabiegu laserowym zgłasza podrażnienie skóry i grozi pozwem. Twierdzi, że nie została poinformowana o ryzykach. Jeśli masz prawidłowo wypełnioną kartę klientki z wywiadem zdrowotnym, podpisaną zgodę na zabieg z wylistowanymi ryzykami i udokumentowane parametry urządzenia — jesteś bezpieczna. Bez tych dokumentów — Twoje słowo przeciwko jej słowu.

Kontrola Sanepidu może pojawić się bez uprzedzenia. Inspektor ma prawo zażądać okazania dokumentacji higieniczno-sanitarnej, rejestru sterylizacji i procedur dezynfekcji w ciągu kilku minut. Gabinety, które przechowują dokumenty w sposób uporządkowany i kompletny, przechodzą kontrole szybko i bez stresu. Te, które nie mają dokumentacji — płacą mandaty od 500 do 30 000 zł.

Dobra dokumentacja chroni Cię na trzech frontach jednocześnie: prawnym (roszczenia klientek), sanitarnym (kontrole Sanepidu) i organizacyjnym (ciągłość pracy, szkolenie nowych pracowników). Traktuj ją jak polisę ubezpieczeniową — inwestujesz raz, a chroni Cię latami.

6 dokumentów obowiązkowych (Sanepid sprawdza!)

Poniżej znajdziesz listę 6 dokumentów, które musi posiadać każdy gabinet kosmetyczny w Polsce. Sanepid weryfikuje ich obecność i aktualność podczas każdej kontroli. Brak któregokolwiek z nich to powód do nałożenia mandatu.

1. Regulamin gabinetu

Regulamin to fundament formalnego funkcjonowania salonu. Powinien zawierać: zasady korzystania z usług, godziny pracy, politykę odwoływania i zmiany terminów wizyt, zasady higieny obowiązujące klientki (np. wymóg poinformowania o chorobach skóry), zakres odpowiedzialności salonu i klienta oraz informację o przetwarzaniu danych osobowych. Regulamin powinien być dostępny w widocznym miejscu w gabinecie oraz na stronie internetowej.

2. Zgoda na zabieg

Osobna zgoda na każdy rodzaj zabiegu — to absolutna konieczność. Formularz zgody musi zawierać: dane klientki, nazwę i opis zabiegu w zrozumiałym języku, możliwe ryzyka i powikłania, przeciwwskazania, zalecenia przed- i pozabiegowe, datę oraz czytelny podpis. Zgoda typu „wyrażam zgodę na wszystkie zabiegi" jest prawnie nieważna.

3. Karta klientki

Karta klientki (karta klienta) to dokument zawierający wywiad zdrowotny: alergie, choroby przewlekłe, przyjmowane leki, przebyte zabiegi, ciąża, stan skóry. Powinna być aktualizowana przy każdej wizycie. Dzięki niej kosmetolog wie, które zabiegi są bezpieczne, a które przeciwwskazane. Brak karty klientki to jeden z najczęstszych powodów mandatów.

4. Procedury dezynfekcji

Dokument opisujący krok po kroku procedury dezynfekcji i sterylizacji narzędzi, stanowisk pracy i pomieszczeń. Musi zawierać: nazwy stosowanych środków dezynfekcyjnych, stężenia i czasy ekspozycji, częstotliwość dezynfekcji, osoby odpowiedzialne za wykonanie. Procedury powinny być zgodne z wytycznymi Głównego Inspektora Sanitarnego i aktualizowane przy każdej zmianie preparatów.

5. Rejestr sterylizacji

Rejestr prowadzony w formie tabeli (papierowej lub elektronicznej), w którym zapisujesz: datę i godzinę każdego cyklu sterylizacji, rodzaj sterylizowanego sprzętu, parametry cyklu (temperatura, czas, ciśnienie), wyniki testów kontrolnych (wskaźniki chemiczne, biologiczne) oraz podpis osoby odpowiedzialnej. Sanepid sprawdza rejestr sterylizacji w pierwszej kolejności — brak rejestru to mandat i nakaz uzupełnienia.

6. Ocena ryzyka zawodowego

Dokument wymagany na podstawie Kodeksu pracy i rozporządzeń BHP. Identyfikuje zagrożenia na stanowisku pracy kosmetologa: kontakt z substancjami chemicznymi, ryzyko zakażeń, obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, praca z urządzeniami elektrycznymi. Ocena musi zawierać: opis zagrożeń, prawdopodobieństwo wystąpienia, środki zapobiegawcze i datę ostatniej aktualizacji. Aktualizuj ją co najmniej raz w roku lub po wprowadzeniu nowego zabiegu.

Dokumentacja klientów — 3 obowiązkowe elementy

Oprócz dokumentacji sanitarnej i organizacyjnej, gabinet musi prowadzić dokumentację dotyczącą bezpośrednio klientów. Składa się ona z trzech elementów, które razem tworzą kompletną ochronę prawną.

1. Karta klienta z wywiadem zdrowotnym

Karta klienta to Twój najważniejszy dokument w kontakcie z klientką. Zawiera pełen wywiad zdrowotny: choroby przewlekłe (cukrzyca, nadciśnienie, choroby autoimmunologiczne), alergie (na nikiel, lateks, konkretne substancje chemiczne), przyjmowane leki (retinoidy, antykoagulanty, antybiotyki), przebyte zabiegi estetyczne, stan skóry i ewentualna ciąża. Kartę aktualizuj przy każdej wizycie — zdrowie klientki może się zmienić. Bez aktualnego wywiadu ryzykujesz wykonanie zabiegu u osoby z przeciwwskazaniami.

2. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (RODO)

Od maja 2018 roku każdy gabinet musi zbierać świadomą zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda RODO powinna precyzyjnie wskazywać: jakie dane zbierasz (imię, nazwisko, telefon, email, dane zdrowotne), w jakim celu (świadczenie usług, marketing, przypomnienia SMS), jak długo je przechowujesz, kto jest administratorem danych oraz jakie prawa przysługują klientce (wgląd, usunięcie, przeniesienie). Zgoda musi być dobrowolna — nie możesz uzależniać wykonania zabiegu od zgody na marketing.

3. Zgoda na zabieg

O zgodzie na zabieg wspomnieliśmy w sekcji dokumentów obowiązkowych, ale warto podkreślić jej rolę w kontekście dokumentacji klientów. Zgoda na zabieg to nie formalność — to proces. Klientka musi otrzymać informacje o zabiegu w zrozumiałym języku, mieć czas na przeczytanie i zadanie pytań, a dopiero potem złożyć podpis. Zgoda powinna zawierać konkretne ryzyka danego zabiegu (np. dla mezoterapii: siniaki, obrzęk, reakcja alergiczna), a nie ogólnikowe sformułowania. Przechowuj zgody przez minimum 10 lat od ostatniego zabiegu.

3 dokumenty zalecane (ale chronią Cię)

Poniższe dokumenty nie są wymagane przez Sanepid, ale ich posiadanie znacząco zwiększa ochronę prawną gabinetu i podnosi profesjonalizm obsługi. W razie sporu z klientką mogą okazać się kluczowe.

1. Cennik zabiegów z opisem

Cennik powinien zawierać nie tylko ceny, ale również krótki opis każdego zabiegu: na czym polega, ile trwa, jakie efekty daje, jakie są przeciwwskazania. Cennik z opisem chroni Cię przed zarzutem, że klientka „nie wiedziała, za co płaci". Powinien być dostępny w recepcji, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych. Aktualizuj go przy każdej zmianie cen lub wprowadzeniu nowego zabiegu.

2. Polityka reklamacji

Jasna polityka reklamacji eliminuje konflikty. Dokument powinien opisywać: w jakim terminie klientka może złożyć reklamację (np. 14 dni od zabiegu), w jakiej formie (pisemnie, mailowo, osobiście), jak przebiega procedura rozpatrywania (kto ocenia, w jakim terminie odpowiedź), jakie formy rekompensaty oferujesz (powtórzenie zabiegu, zwrot kosztów, zniżka). Polityka reklamacji buduje zaufanie i pokazuje profesjonalizm — a w razie sporu stanowi dowód, że gabinet działa transparentnie.

3. Protokół niezgodności

Protokół niezgodności to dokument, który sporządzasz, gdy coś poszło nie tak: reakcja alergiczna, uszkodzenie urządzenia, skarga klientki, błąd w procedurze. Zawiera: datę i opis zdarzenia, podjęte działania naprawcze, wnioski i zmiany w procedurach. Prowadzenie protokołów niezgodności to element kultury ciągłego doskonalenia. W razie kontroli lub sporu sądowego pokazuje, że gabinet reaguje na problemy i wyciąga wnioski — co sądy i inspektorzy oceniają pozytywnie.

Jak przechowywać dokumenty? Papier vs cyfrowo

Sposób przechowywania dokumentacji ma ogromne znaczenie — zarówno dla bezpieczeństwa danych, jak i dla codziennej efektywności pracy gabinetu. Poniższa tabela porównuje dokumentację papierową z cyfrową w kluczowych kategoriach.

Prawo polskie nie narzuca formy przechowywania dokumentacji — zarówno papierowa, jak i elektroniczna jest akceptowana. Kluczowe jest, aby dokumenty były kompletne, czytelne, dostępne na żądanie i chronione przed nieuprawnionym dostępem. W praktyce dokumentacja cyfrowa wygrywa na każdym polu — szczególnie jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych i szybkość dostępu podczas kontroli.

Jeśli korzystasz z dokumentacji papierowej, zadbaj o: zamykaną szafę z ograniczonym dostępem, osobny rejestr czynności przetwarzania (RODO), regularne tworzenie kopii (skanowanie) oraz procedurę niszczenia dokumentów po upływie okresu przechowywania. Przy dokumentacji cyfrowej te wymogi spełniasz automatycznie.

Master checklista — oceń swój gabinet (17 pkt scoring)

Poniżej znajdziesz 17-punktową checklistę do samodzielnej oceny dokumentacji gabinetu. Elementy oznaczone jako krytyczne to te, których brak może skutkować mandatem od Sanepidu lub przegraną w sądzie. Pełna wersja do druku dostępna jest w PDF — formularz obok (desktop) lub poniżej (mobile).

Najczęściej zadawane pytania